Monthly Archives: May 2007

Etika Ber-Email di Kantor

Standard

it’s taken from my eBook folder – from the Internet

Cara Anda menulis e-mail merefleksikan banyak hal. Status Anda di tempat kerja, cara Anda bekerja, tingkat stres, bahkan kepribadian Anda. E-mail, atau surat elektronik, merupakan cara berkomunikasi yang sangat penting bagi para atasan. Sebaliknya, e-mail juga dapat disalahgunakan bila digunakan dengan cara yang salah. Berikut ini 10 dasar kiat menggunakan e-mail yang baik.

1. E-mail bukan satu-satunya cara berkomunikasi
E-mail merupakan cara berkomunikasi yang cepat, mudah, serta dapat disimpan. E-mail sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dengan mengklik mouse. Tetapi e-mail juga dapat menyesatkan para atasan untuk berpikir bahwa mereka dapat mengatur pegawainya hanya melalui e-mail. Jadi, gunakan e-mail secara bijaksana tetapi jangan mengatur perusahaan melalui e-mail. Anda tidak dapat mendekati semua orang yang ingin Anda dekati hanya melalui e-mail, karena kehadiran Anda tidak dirasakan.

2. Tuliskan e-mail secara pendek dan dengan kata-kata yang baik.
Hindari menulis e-mail yang sangat panjang. Melihat e-mail yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.

3. Tulis isi e-mail dengan jelas.
Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa e-mail Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.

4. Terbuka terhadap pertanyaan
Dukung pegawai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Dengan demikian memperlihatkan bahwa Anda selalu terbuka bagi mereka.

5. Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung
Isi e-mail yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat e-mail Anda agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Anda pada waktu menulis e-mail tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.

6. Batasi e-mail humor.
Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Anda sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Anda harus menulis e-mail yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan e-mail yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Anda.

7. Lima menit antara waktu menerima dan membalas e-mail
Waktu lima menit merupakan waktu yang wajar dalam menjawab e-mail. Bila pada saat akan menulis e-mail Anda sedang marah, sebaiknya tunda dulu. Berdiri dari kursi kerja Anda, jalan di sekitar ruang kerja atau lakukan sesuatu sebelum mulai menulis e-mail kembali.

8. Setiap hari tentukan waktu untuk menjawab e-mail.
Bila Anda sibuk, delegasikan kepada seseorang untuk menjawabnya (sekretaris atau bawahan Anda yang lain).

9. Belajar menulis e-mail yang baik
Menulis e-mail yang baik memerlukan latihan. E-mail harus memiliki beberapa peran dalam komunikasi Anda, apakah dengan para pegawai, teman usaha, atau dengan yang lainnya. Anda harus menyadari, tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan Anda secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberikan penilaian tertentu terhadap cara Anda menuliskan e-mail.

10. Gunakan bahasa yang baik
Hindari kesalahan mengetik dan penggunaan kata-kata yang berantakan serta kata-kata klise.

Etika Bekerja di Ruang Kecil

Standard

it’s taken from the Internet – this was available in my eBook folder in my harddisk

Apakah tempat kerja Anda yang sekarang ini berbentuk “kotak” kecil alias cubical? Atau dari kantor yang besar pindah ke kantor yang ruangannya lebih kecil? Ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar suasana bekerja tetap menyenangkan.

Bekerja pada sebuah tempat kecil mempunyai beberapa masalah. Secara psikis, Anda akan merasa tertekan, terkungkung, dan sebagainya. Di sisi lain, segi positifnya adalah privasi Anda jadi lebih terjaga. Berikut ini ada sejumlah tips tentang bagaimana cara mengatur penghuni ruangan untuk bersikap saling menghormati dan produktif dalam bekerja.

KEBEBASAN – PRIVASI
” Jangan pernah membolehkan orang lain masuk, selain penghuni ruangan, tanpa izin. Tulis ketok pintu terlebih dahulu jika ingin masuk ke ruangan.
” Jangan sekalipun memasukkan orang lain ke dalam ruangan dengan diam-diam.
” Pasang tanda-tanda di pintu masuk ruangan jika Anda dapat atau tidak meladeni orang lain.
” Hindari tatap mata dengan teman sekerja jika tidak mau diganggu.
” Jika berpapasan satu sama lain di ruangan, jangan melihat-lihat ke bagian orang lain
” Jika perlu bantuan teman sekerja dan dia sedang sibuk berbicara di telepon, sebaiknya jangan berdiri di tempatnya. Lebih baik kembali lagi nanti setelah dia selesai berbicara.
” Jangan membaca apa yang ada di layar monitor komputer orang lain atau memberi komentar percakapan orang lain. Berbicaralah hanya jika ditanya.
” Segera angkat telepon setelah berbunyi lebih dari satu kali. Atur volume suara telepon dengan rendah.
” Batasi penggunaan pengeras suara telepon, usahakan berbicara sepelan mungkin. Gunakan ruangan rapat untuk pertemuan resmi.
” Jika meninggalkan ruangan, matikan bunyi telepon atau pasang alat penjawab otomatis. Bisa juga disambung ke nomor telepon lain yang bisa Anda jangkau.
” Jangan pernah meninggalkan telepon genggam di meja jika tidak dimatikan/dikecilkan suaranya terlebih dahulu.
” Jika Anda menerima telepon pribadi, ingatlah teman sebelah meja dapat mendengarkan pembicaraan Anda.

BICARA
” Biasakan menggunakan suara dengan volume perlahan.
” Jangan berbicara melalui tembok pembatas ruangan sambil berteriak-teriak. Untuk rapat atau pertemuan yang mendadak, sebaiknya pergi ke ruang istirahat atau ruang rapat.
” Jangan mengajak tamu untuk rapat di ruang kerja, langsung ajak ke ruang rapat.
” Jangan memanggil-manggil atau memberikan tanda-tanda (seperti siulan, suitan, tepukan tangan) di ruangan. Sebaiknya berdiri dan pergi ke tempat orang yang dituju.

SUARA
” Sebaiknya gunakan e-mail atau pesan tertulis untuk dapat berkomunikasi dengan tenang dengan teman sekerja.
” Jika Anda mendengarkan radio, pasang dengan volume suara rendah atau gunakan headset.
” Atur suara komputer sekecil mungkin dan matikan bunyi serta efek-efek suara dari komputer.
” Jangan hidupkan bunyi dering telepon genggam, cukup gunakan getaran.
” Jika memang diperlukan, atur dengan teman sekerja untuk waktu makan siang atau istirahat bergantian. Hal ini akan memberikan rasa ketenangan pada masing-masing individu.
” Kalau terpaksa harus makan di meja kerja, makanlah dengan sopan dan perlahan-lahan, jangan mengeluarkan bunyi. Hindari makan permen karet, mengunyah dengan keras, atau bermain-main dengan bolpen yang mengeluarkan suara-suara tak nyaman.

BEBAUAN
” Jangan pernah makan makanan yang panas di meja kerja. Bau makanan ini dapat mengganggu tetangga.
” Pemakain parfum dan minyak lain yang aromanya terlalu kuat sebaiknya dihindari karena akan menyebarkan bau yang menyengat. Siapa tahu ada di antara tetangga sekerja yang alergi, bukan?
” Sediakan selalu semprotan penyegar di dalam ruangan.
” Selalu pakai sepatu dan jangan pernah dilepas di ruangan. Terlebih jika sepatu Anda berbau tak sedap.

New Day Has Come!

Standard

Dear Life,

I’ll come with more stories about what I have been doing in the last months being inactive in cyber space…

Stay tuned in here and don’t go anywhere, I’ll be right back after I have collected all the stories I’ll be writing in here.

Cheers,

Reiza