Daily Archives: May 14, 2007

Etika Ber-Email di Kantor

Standard

it’s taken from my eBook folder – from the Internet

Cara Anda menulis e-mail merefleksikan banyak hal. Status Anda di tempat kerja, cara Anda bekerja, tingkat stres, bahkan kepribadian Anda. E-mail, atau surat elektronik, merupakan cara berkomunikasi yang sangat penting bagi para atasan. Sebaliknya, e-mail juga dapat disalahgunakan bila digunakan dengan cara yang salah. Berikut ini 10 dasar kiat menggunakan e-mail yang baik.

1. E-mail bukan satu-satunya cara berkomunikasi
E-mail merupakan cara berkomunikasi yang cepat, mudah, serta dapat disimpan. E-mail sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dengan mengklik mouse. Tetapi e-mail juga dapat menyesatkan para atasan untuk berpikir bahwa mereka dapat mengatur pegawainya hanya melalui e-mail. Jadi, gunakan e-mail secara bijaksana tetapi jangan mengatur perusahaan melalui e-mail. Anda tidak dapat mendekati semua orang yang ingin Anda dekati hanya melalui e-mail, karena kehadiran Anda tidak dirasakan.

2. Tuliskan e-mail secara pendek dan dengan kata-kata yang baik.
Hindari menulis e-mail yang sangat panjang. Melihat e-mail yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.

3. Tulis isi e-mail dengan jelas.
Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa e-mail Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.

4. Terbuka terhadap pertanyaan
Dukung pegawai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Dengan demikian memperlihatkan bahwa Anda selalu terbuka bagi mereka.

5. Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung
Isi e-mail yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat e-mail Anda agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Anda pada waktu menulis e-mail tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.

6. Batasi e-mail humor.
Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Anda sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Anda harus menulis e-mail yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan e-mail yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Anda.

7. Lima menit antara waktu menerima dan membalas e-mail
Waktu lima menit merupakan waktu yang wajar dalam menjawab e-mail. Bila pada saat akan menulis e-mail Anda sedang marah, sebaiknya tunda dulu. Berdiri dari kursi kerja Anda, jalan di sekitar ruang kerja atau lakukan sesuatu sebelum mulai menulis e-mail kembali.

8. Setiap hari tentukan waktu untuk menjawab e-mail.
Bila Anda sibuk, delegasikan kepada seseorang untuk menjawabnya (sekretaris atau bawahan Anda yang lain).

9. Belajar menulis e-mail yang baik
Menulis e-mail yang baik memerlukan latihan. E-mail harus memiliki beberapa peran dalam komunikasi Anda, apakah dengan para pegawai, teman usaha, atau dengan yang lainnya. Anda harus menyadari, tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan Anda secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberikan penilaian tertentu terhadap cara Anda menuliskan e-mail.

10. Gunakan bahasa yang baik
Hindari kesalahan mengetik dan penggunaan kata-kata yang berantakan serta kata-kata klise.