Monthly Archives: September 2007

Tips Menggunakan E-Mail di Kantor

Standard

Keberadaan komputer di meja kerja anda tentunya akan sangat memudahkan penyelesaian pekerjaan, apalagi kalau ditambah dengan fasilitas internet, rasanya lengkap sudah kebahagiaan anda di kantor. Selain browsing, anda juga bisa saling berkirim e-mail dengan rekan-rekan anda sekaligus memperluas networking anda. Tapi kalau tidak berhati-hati, bisa-bisa waktu anda selama satu hari bisa terbuang percuma hanya karena anda terlalu sering mengecek apakah ada e-mail baru yang masuk atau tidak. Untuk menyiasatinya, ada baiknya anda perhatikan cara-cara berikut.

1. Periksa e-mail kamu dua kali sehari
Salah satu sebab banyaknya waktu yang terbuang dalam pekerjaan seseorang adalah karena terlalu seringnya ia mengecek apakah ada e-mail baru yang masuk. Untuk menghindarinya, atur jadwal berapa kali sehari anda membuka e-mail. Lakukan saat waktu anda senggang atau tidak ada pekerjaan, misalnya pada pukulan 8 pagi (sebelum mulai bekerja) dan terakhir pada pukul 6 sore (setelah waktu kerja selesai).

2. Gunakan dua account yang berbeda untuk e-mail pribadi dan urusan bisnis
Salah satu langkah untuk memisahkan urusan kantor dan masalah pribadi adalah dengan mempunyai dua account yang berbeda. Saat bekerja di kantor, hindari godaan untuk membuka e-mail pribadi anda. Biasakan untuk membagi waktu anda dengan baik : di kantor maka urusan pekerjaan yang paling penting, sedangkan urusan pribadi dapat anda lakukan di rumah. Seandainya anda tergabung dalam milis, usahakan supaya milis tersebut dikirim ke account pribadi anda (yang dapat anda buka pada waktu senggang).

3. Mem-filter e-mail yang tidak bermanfaat
Saat ini banyak email komersil yang masuk (junk mail), dan jumlahnya terkadang mencapai puluhan. Untuk itu, sangat penting untuk menggunakan program-program dalam e-mail anda yang dapat secara otomatis membuang junk mail tersebut. Tujuannya, sekali lagi, adalah supaya waktu anda tidak terbuang percuma.

4. Mengatur message dan alamat yang masuk ke dalam e-mail anda
Gunakan fitur address book dalam program e-mail anda untuk mengatur surat-surat penting yang masuk. Selain tidak menghabiskan waktu, dengan menggunakan fitur ini maka anda akan terhindar dari kesalahan-kesalahan kecil seperti salah ketik alamat. Masukkan pesan-pesan tersebut dalam folder, jadi inbox anda hanya berisi pesan-pesan yang belum terbaca saja.

5. Buat segala sesuatunya sesimpel mungkin
Seandainya anda harus membalas suatu e-mail, sebaiknya buat balasannya sesingkat mungkin. Kalau perlu, kirim jawaban anda hanya dengan ya atau tidak (tentunya bila memungkinkan).

6. Hindari chatting
Sebisa mungkin, hindari godaan menggunakan fasilitas chatting di saat jam kerja. Chatting hanya akan membuat pekerjaan anda terbengkalai, dan meski dilakukan pada waktu instirahat, bisa membuat kita lupa waktu.

Bagaimana Supaya ’Diperhatikan’ di Tempat Kerja

Standard

Dalam polling terakhir yang dilakukan oleh sebuah harian terkenal, mayoritas karyawan menganggap bahwa tampil serius dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan saja tidak cukup untuk mendongkrak karir seseorang. Ada cara lain yang lebih efektif bila anda ingin mendapatkan kesempatan ke jenjang karir yang lebih baik, yaitu menjalin kontak (baik secara eksternal maupun internal), dan mencari tugas-tugas yang menantang namun potensial.

1. Berteman dengan rekan-rekan kerja dari departemen lain
Dengan menjalin hubungan persahabatan dengan rekan kerja dari bagian lain, hal itu akan membuat anda dikenal sebagai figur yang supel, dan pada akhirnya akan membuka kesempatan anda mendapat promosi di masa datang atau kenaikan gaji. Bila kelak anda ditunjuk untuk mengepalai suatu proyek misalnya, luasnya pergaulan anda akan memudahkan anda untuk memilih orang-orang yang memang capable/mampu dalam pekerjaannya.

2. Menjalin networking dengan karyawan perusahaan lain
Mempunyai jaringan koneksi ke perusahaan lain akan membuat profil anda di mata rekan-rekan menjadi tinggi. Anda mungkin akan menjadi orang yang paling diandalkan karena mengetahui perkembangan perusahaan lain. Selain itu, secara tidak langsung anda akan dianggap sebagai juru bicara tidak resmi perusahaan bagi orang lain, yang menunjukkan kemampuan leadership anda.

3. Mempelajari teknologi terbaru
Saat ini ada pakem baru yang berlaku di dunia bisnis : siapa yang menguasai teknologi, maka dialah yang menguasai dunia. Meski anda sudah bekerja, bukan berarti anda tidak perlu lagi belajar. Bisa lebih dulu menguasai salah satu kemajuan teknologi seperti program-program komputer yang beredar sekarang ini akan membuat profil anda semakin tinggi di mata rekan-rekan kerja.

4. Ambil resiko dengan melakukan pekerjaan sulit
Mungkin dalam karir anda akan menjumpai tugas/assignment yang saking sulitnya, rekan-rekan kerja anda jadi enggan untuk dipilih sebagai project officer. Cermati baik-baik, mungkin pekerjaan ini bisa menjadi tiket utama anda mendapat kesempatan. Jangan takut gagal, sebab meski nanti akhirnya pekerjaan tersebut hanya bisa diselesaikan setengahnya saja, nama anda akan dikenal sebagai orang yang berani mengambil resiko dan mau bekerja keras.

5. Kenali limit kemampuan anda
Boleh-boleh saja anda melakukan berbagai tugas yang sulit, namun jangan sampai mengerjakannya dengan asal-asalan. Tujuan anda adalah supaya orang-orang (dan atasan) tahu bahwa anda mempunyai kemampuan untuk mengerjakan tugas-tugas sulit. Kalau tidak mampu, buat apa dipaksakan? Nanti hasilnya malah akan berimbas negatif pada citra diri anda di depan rekan-rekan.

Penyesuaian Diri di 60 Hari Pertama Kerja

Standard

Sekarang ini persaingan antar perusahaan semakin ketat, dan ditambah oleh jumlah tenaga kerja yang semakin banyak (dan berkualitas), maka seseorang dituntut untuk dapat dengan cepat menyesuaikan diri di tempat kerja barunya. Semakin cepat akan semakin baik. Berikut adalah strategi bagaimana anda harus bersikap selama 60 hari pertama di tempat kerja baru. Who knows, mungkin karir anda akan melesat dan tetap berada di jalur cepat.

1. 14 hari pertama: Pengenalan rekan-rekan kerja
Untuk berhasil, diperlukan kombinasi antara performa dengan kepribadian. Supaya bisa diterima oleh lingkungan baru, sering-seringlah menghabiskan waktu dengan rekan-rekan yang dapat memberitahu kita peraturan-peraturan informal di dalam perusahaan. Pertama dekati mereka-mereka yang akan sering anda temui (misalnya teman satu departemen atau dari departemen lain yang mempunyai hubungan erat dengan pekerjaan anda), para pembuat keputusan (misalnya pimpinan proyek) dan orang-orang yang berpotensi menjadi mentor anda. jangan ragu-ragu untuk menyediakan waktu makan siang dengan orang-orang ini. Tujuannya tak lain adalah untuk mengetahui rule-of-the-game yang berlaku di tempat baru tersebut, misalnya apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Dengan membangun hubungan, kepercayaan dan informasi akan datang dengan sendirinya.

2. 30 Hari pertama : Bertemu atasan, tanyakan apakah ada kemajuan dalam pekerjaan anda
Kebanyakan orang yang baru bekerja di tempat baru melakukan kesalahan fatal dengan mengira atasan mereka tahu apa saja tugas yang harus anda lakukan. Hal ini diperparah oleh ketakutan kalau-kalau tugas kita dianggap tidak dikerjakan dengan benar. Tapi ada hal yang mungkin luput dari perkiraan kita, biar bagaimana pun atasan pasti ingin anda sukses, karena kesuksesan anda secara tidak langsung akan berakibat positif pada dirinya (dia juga akan mendapat pujian dari supervisornya).

3. 45 hari pertama : Tulis dan pahami deskripsi pekerjaan anda
Setelah satu setengah bulan di posisi baru, harusnya anda sudah tahu tanggung jawab apa saja yang harus anda emban. Tulis pertanyaan-pertanyaan yang terlintas di benak anda di atas sebuah kertas, berikut dengan daftar proyek-proyek yang telah anda tangani. Kemudian temui atasan anda dan diskusikan hal ini dengannya, hal ini untuk menyamakan persepsi anda berdua tentang bagaimana menyelesaikan tugas-tugas di posisi anda yang dapat diterima oleh bos anda.

4. 60 hari pertama : Selesaikan pekerjaan dengan baik
Memang, anda harus melakukan pekerjaan yang cukup sulit untuk membuat orang lain terkesan. Namun anda harus berhati-hati, pilih proyek pekerjaan yang masuk akal dan bisa diselesaikan dengan tepat waktu. Sebagai contoh, jangan pilih pekerjaan di mana hanya anda yang terlibat karena hanya memakan waktu lebih lama dan (mungkin) tidak mendapat dukungan dari atasan anda. Ambil proyek-proyek yang melibatkan orang lain dalam tim anda.

5. 60 hari kemudian : Penyegaran
Untuk melakukannya sebenarnya susah-susah gampang. Intinya adalah berusaha melakukan hal yang sama (dengan semangat yang sama) sebagaimana anda bekerja di dua bulan pertama. Kemudian buat kerangka kerja berdasarkan landasan yang telah anda ciptakan di 60 hari pertama tersebut. Memperluas pergaulan hingga mempunyai banyak teman dari perusahaan lain juga dapat menunjang usaha anda.

Ingatlah selalu bahwa memberikan atau menerima feedback dan mementukan posisi anda di kantor adalah proses yang terus berlanjut, jadi jangan cepat puas!!

’Berperang’ Dengan Pekerjaan Yang Penuh Tekanan

Standard

Apakah anda sering mengalami hal-hal berikut :
mood yang berubah-ubah seperti stress atau depresi, sering bingung (atau bengong), menarik diri dari lingkungan, mengalami masalah dengan hubungan interpersonal dengan orang lain, kesulitan konsentrasi, dan bermasalah dengan kesehatan saat bekerja dalam penuh tekanan.
Bila jawabannya ya pada dua atau lebih dari pilihan di atas, mungkin anda saat ini berada di ambang bahaya karena beban pekerjaan mulai membuat anda nyaris gila. Simak cara-cara di bawah ini, mungkin salah satunya dapat anda gunakan supaya dalam pekerjaan yang penuh pressure, anda dapat bertahan.

1. Fokus pada penyebab
Setiap orang mengalami tekanan dalam pekerjaan karena masalah yang berbeda-beda, karena itu solusinya pun bervariasi pada setiap orangnya. Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah menemukan penyebab utamanya, sebenarnya bagian pekerjaan mana yang membuat anda merasa lelah?

2. Lihat ke depan
Banyak kasus stres dalam pekerjaan disebabkan karena harapan-harapan yang tidak realistis (bahkan mustahil) terhadap kemampuan atau pekerjaan seseorang. Karena anda yang paling tahu tentang kemampuan anda sendiri, buatlah langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga dengan begitu anda tidak akan merasa terbebani.

3. Ciptakan keseimbangan
Buat keseimbangan antara pekerjaan, keluarga dan hobi pribadi. Kalau anda mengutamakan karir saja, mungkin ini saatnya mengubah pola berpikir anda. Menempatkan karir di atas segalanya hanya akan berakibat buruk dalam jangka panjang.

4. Berbagi dengan orang lain
Saat anda mulai merasa tekanan pekerjaan , berbagi ceritalah dengan anggota keluarga, teman, supervisor, atau orang lain yang anda percayai. Bukan hanya anda saja yang pernah merasakan hal tersebut, dan berbagi/mendapat dukungan dengan orang lain adalah salah satu cara paling manjur untuk mengatasinya. That way, anda tidak akan merasa seorang diri.

5. Ambil napas
Seandainya anda mulai merasa tidak mampu lagi menahan beban kerja, cepat ambil tindakan. Minta liburan singkat, atau habiskan akhir minggu anda di sebuah tempat kesukaan anda. Saat itu, jangan memikirkan tentang pekerjaan sama sekali, nikmati saja hobi anda.

6. Melakukan sesuatu yang baru
Biasanya kebosanan memainkan peranan penting dalam job fatigue. Untuk mengatasinya, cobalah dengan mempelajari hal-hal baru dalam pekerjaan anda atau meninjau bidang lain. Perdalam pengetahuan anda dengan membaca majalah. Jangan ragu untuk mngetahui sesuatu yang baru, meski pada kenyataannya hal tersebut tidak ada hubungan sama sekali dengan profesi yang anda geluti sekarang ini.

7. Minta tambahan pekerjaan
Mungkin anda mulai merasa jenuh karena sudah tidak memdapatkan tantangan lagi dari tugas anda yang sekarang. Kalau anda memang merasakan demikian, mintalah proyek tambahan pada atasan anda. Seandainya atasan anda tidak melakukan apa-apa, carilah proyek yang sesuai dengan minat dan kemampuan anda (tentunya setelah mendapat persetujuan dari atasan anda).

8. Delegasikan tugas
Yang ini kebalikan dari point sebelumnya, bagaimana kalau anda mengemban tugas yang terlalu banyak dan tidak mampu mengatasinya? Untuk itu, mulailah membagi tugas anda kepada orang lain, dan jangan sungkan untuk menolak proyek-proyek baru yang ditawarkan seandainya anda masih harus mengerjakan tugas lain yang masih berjubel.